会議の進め方を効率化するコツ!準備・実施・収束の3つのポイント

      2016/10/01

猫会議

 会社の会議がムダな時間にしか思えない!

 職場の打合せがグダグダでどうにかしたい!

効率的な会議運営には、それなりの技術が必要です。そして会議が良くなると、仕事の流れや会社の雰囲気まで改善されます。

明日からできるビジネスマンになれる!効率的な会議の進め方のコツを「準備・実施・収束」の3段階に分けてお届けします。

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効率的な会議の進め方・準備段階

準備段階からすでに会議の質が決まってきます。準備をしてから会議にいどみましょう。

開始時間・終了時間の設定

開始時間とともに終了時間を明確に告知しておくことが重要です。

終了時間を決めることで、開始時間も守られる習慣がついてきます。また、何時までに終わるかがわかれば、その後の仕事の予定の計画もスムーズにできます。

なによりも、ダラダラした会議をふせぐためには、全員で時間を認識しておくことが大事です。

会議の目的とゴールを設定

 何の目的で集まるのか?

 何を決めたらゴールなのか?

その会議の目的とゴールを全員が認識してから、会議にのぞむ必要があります。ものすごく当たり前のことですが、これができていない会議が非常に多いです。

これが理解できていない人がいると、会議の妨げになります。

また、前もって告知しておくことで、自分の中でなんとなくアイデアや意向を考えておくことができます。

会議の目的は、大きく分けて以下の3種類があります。

①課題解決が目的の会議

何かを決めるための会議です。ほとんどの会議はコレです。この会議は特にきちっとした時間と段取りで行うことが求められます。

②情報共有が目的の会議

状況報告をして、全員が今の状況を理解するための会議です。決定事項は特にありません。

③アイデア出しのための会議

とにかく何かアイデアを出すための会議。きちっとした段取りよりも「20分間とんでもないアイデアでもいいから出して」など自由な雰囲気づくりが重要。上司はいない方がよい。

以上、どの種類の会議なのか?できるだけ目的を具体的に告知しておきましょう。

会議には必要な人だけが参加

会議の参加者は厳選しましょう。無関係な人が時間をムダにする必要はありません。また、無関係な人がいると会議の質自体も下がってしまいます。会議に理想的な人数は10人以下です。

必要ない人は参加してはいけません。関係のない人がシラケタ態度で参加していると、全員のモチベーションが下がってしまいます。

またよくありがちなのは、会議に直接関係のない上司が参加している例です。上司は存在しているだけで、斬新な意見を言いにくい雰囲気を作ってしまいます。有意義な議論を行うための会議に、無関係な上司・上役は不必要です。

逆に、必要な人が参加できないなら会議の意味はありません。やらないほうがマシです。別の日に設定しましょう。

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効率的な会議の進め方・実施段階

次に、会議の実施段階のコツを見ていきましょう。

30秒のアイスブレイク

最初に30秒~1分ほどでよいので、アイスブレイクを入れます。
アイスブレイクとは、「軽い話で気持ちをほぐす」ことで「天気の話」などほんとにちょっとした雑談や冗談などでOKです。

一言でもよいので軽い声かけを行うことで、会議室の前までの気分を会議に持ち込まないことができます。

議題の目的とゴールを告知

次に、「何のために集まっているか?」「何を決めたら終わる会議か?」を会議の最初に再確認しましょう。

全員が同じゴールを目指していることが重要です。

会議スタート時に「議題」と「進行予定」を明確化(視覚化)します。
ホワイトボードなどに明記しておくとよりわかりやすいでしょう。

自由な意見が言える雰囲気作り

活発な意見交換をするためには、個人攻撃をしないことが需要です。当たり前ですが、個人攻撃がプラスになることはありません。あくまで個人ではなく意見に対して反対するようにします。

また、できるだけホワイトボードなどで視覚化して、どんな意見がでているのかわかりやすくすることで、さらなる意見に繋がります。

効率的な会議の進め方・収束段階

最後に、会議の収束(終わらせ方)についてです。
どんなによい話し合いがされても「収束」なしで終わってしまっては、実務に生かせません。

時間通りに終了する

時間通りに終わらないと、それが習慣になってしまいます。
ダラダラ続いているよりは、話し合いが終わっていないほうがマシです。

ただし、予定の時間内に会議を終わらせるというタイムキーピングを最初から行い、時間を見計らって会議を収束の方向に舵取りを行っていきます。

打合せが終わっていなくても、60分の会議なら40分くらいで収束に向けていく。「時間だから終わり!」のような突然の収束はダメです。

話し合いの決着がついていないなりに、今回はここまで決まって、次回はここからという仕切りをつけて終わらせます。

会議の結果を共有する

「今日は何を決めたか」を全員が確認して終わります。

決定事項や継続討議事項を簡潔にまとめ、次回までの課題や役割分担を明確にして、会議を終了します。

また、会議に議事録は絶対に必要です。

議事録は日付と担当者名を書いて内容を確定し、以降は修正してはいけません。

現実はどうあれ、会議は議事録がすべてです。議事録に書いてなかったことは、会議でなかったことになります。逆に、議事録に書いてあったことは、会議であったことになります。

そのため、派閥によって議事録の内容に偏りがでないように注意が必要です。

まとめ

会議は、目的を全員が納得して、時間通り始まり、時間通りに終わる。決まってなくても終わる。これが何より大事です。

今回お伝えしたことは、どれも当たり前のことですが、それでも実行できていない会議がまだまだとても多いのが現状です。

会議の質が上がると、業務にも積極的になれます。是非よい会議をして、有意義な実務につなげてください。

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